Zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs wird auf EU-Ebene derzeit die Einigung auf das Maßnahmenpaket „VAT in the Digital Age (ViDA)“ angestrebt. Unter anderem soll ein transaktionsbezogenes Meldesystem für EU-Umsätze verbunden mit der eRechnungspflicht eingeführt werden. Ab 2028 sind diese Regelungen dann EU-weit verpflichtend.
In Deutschland wurde auf Grund dessen im Wachstumschancengesetz die schrittweise Einführung einer eRechnungspflicht in einem strukturierten elektronischen Format festgeschrieben. Die Pflicht erstreckt sich zunächst nur auf innländische Umsätze zwischen Unternehmen. Für die Umsetzung der eRechnungen nach den neuen technischen Vorgaben gelten Übergangsregelungen.
Trotz Bemühungen der IHK-Organisation wird es keine Übergangsregelung für den Empfang und die Archivierung von eRechnungen geben. Auch der Forderung nach einem staatlichen Tool wurde nicht entsprochen. Dieser muss ab 01.01.2025 von allen Unternehmen gewährleistet werden.
Die Zustimmung zur elektronischen Rechnung ist im Verhältnis von Unternehmen und Endkunde (B2C) sowie bei Ausnahmen von der eRechnungspflicht (Fahrausweise, Kleinbetragsrechnungen, bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nrn. 8-29 UStG) weiterhin notwendig.
Angelehnt an den ViDA-Rechtssetzungsvorschlag muss eine eRechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG neuer Fassung).
Das strukturierte elektronische Format muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931, RL 2014/55/EU).
Alternativ kann das strukturierte elektronische Format zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Dabei ist allerdings Voraussetzung, dass sich aus dem genutzten Format die nach dem Umsatzsteuergesetz notwendigen Angaben in ein Format extrahieren lassen, das der genannten EU-Norm entspricht oder sie mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG neuer Fassung). Sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist auch die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) über die oben beschriebenen Übergangsfristen hinaus zulässig.
Die neuen Vorgaben werden beispielsweise erfüllt von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1).
Sobald die Verpflichtung zur Ausstellung einer eRechnung nach den neuen gesetzlichen Vorgaben greift, ist die Ausstellung von Papierrechnungen und sonstigen elektonischen Rechnungen wie PDF oder JPEG nicht mehr ausreichend.
Einzelheiten zu den Übergangsregelungen hinsichtlich der Rechnungsstellung sehen Sie weiter unten auf der Seite.
Bis zum 31.12.2024 gelten als elektronische Rechnungen solche, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Bislang war also eine PDF-Datei oder auch eine Email als elektronische Rechnung zulässig.
Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist vor dem 01.01.2025 die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Ab dem 01.01.2025 müssen alle in deutschland ansässigen Unternehmen für die elektronische Rechnung nach den neuen Vorgaben empfangsbereit sein. Für die Ausstellung von eRechnungen nach den neuen Formatvorgaben ist dann keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr notwendig.
Bis Ende 2026 ist es weiterhin gestattet, Papierrechnungen auszustellen.
Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ist auch das Ausstellen von eRechnungen wie PDF-Anhängen erlaubt, die nicht dem oben beschriebenen neuen Format entsprechen.
Im Jahr 2027, genauer bis zum 31.12.2027, hängt es am Vorjahres-Gesamtumsatz, ob weiterhin Papierrechnungen bzw. PDF-Rechnungen (diese mit Zustimmung des Empfängers) erstellt und verschickt werden dürfen. Liegt dieser bei bis zu 800.000 Euro, so ist diese Art der Rechnungsstellung weiterhin möglich.
Auch das sogenannte EDI-Verfahren ist mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 ein mögliches Rechnungsformat.
Spätestens ab dem 01.01.2028 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen bei inländischen Umsätzen B2B die neuen technischen Anforderungen umsetzen.
Damit Lieferanten nicht jeden Kunden händisch um Zustimmung bitten müssen, sonstige Rechnungsformate innerhalb der zulässigen Fristen auszustellen, um sich abzusichern, möchten wir auf eine Möglichkeit der Automatisierung hinweisen:
Unternehmen welche die Übergangsfrist für die Rechnungserstellung nach den neuen Vorgaben ausnutzen möchten können die erforderliche Zustimmung der Vertragspartner über ihre AGB regeln. Sofern diese wirksam in den Vertrag einbezogen werden (etwa durch Anklicken eines Button im Bestellvorgang), erteilt der Vertragspartner dann mit Vertragsunterschrift seine Zustimmung zur "sonstigen Rechnung".
Die Zustimmung kann aber auch stillschweigend erteilt werden, indem die Vertragspartner das Verfahren tatsächlich leben.
Assessorin jur.
Referentin Recht und Steuern
Würzburg
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Würzburg