Checkliste für den Unternehmensumzug

• Gewerbeamt informieren: Bei einem Umzug innerhalb derselben politischen Gemeinde ist eine Gewerbeummeldung beim zuständigen Gewerbeamt erforderlich, während bei einem Umzug in eine andere Stadt oder Gemeinde das Gewerbe am alten Standort abgemeldet und am neuen Standort angemeldet werden muss. Gewerbeerlaubnisse mit bundesweiter Gültigkeit müssen am neuen Standort nicht neu beantragt werden, aber die Erlaubnisurkunde muss vorgelegt werden. Gewerbeämter erhalten keine automatischen Informationen über Gewerbeveränderungen von Finanzämtern oder dem Handelsregister und sind auf die gesetzlich vorgeschriebene Mitteilung durch den Gewerbetreibenden angewiesen, wobei die Nichtmeldung eine Ordnungswidrigkeit darstellt.

• Handelsregisteranmeldungen vornehmen: Unternehmer, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen Änderungen des Firmensitzes und der Geschäftsanschrift entsprechend ihrer Rechtsform anmelden, wobei Personenhandelsgesellschaften und eingetragene Kaufleute sicherstellen müssen, dass Geschäftssitz und Hauptniederlassung identisch und im Handelsregister korrekt eingetragen sind. Kapitalgesellschaften dürfen Geschäftssitz und Geschäftsanschrift voneinander trennen, beide müssen jedoch im Handelsregister eingetragen sein und die rechtlichen Zustellungsvoraussetzungen erfüllen. Änderungen am Sitz oder an der Geschäftsanschrift sind in notariell beglaubigter Form beim zuständigen Registergericht anzumelden, wobei die Wirksamkeit der Änderung erst mit der Eintragung ins Handelsregister eintritt und Nichtanmeldungen mit hohen Zwangsgeldern geahndet werden können. Sprechen Sie uns gerne an. Wir informieren Sie gerne unter www.wuerzburg.ihk.de/gesellschaftsrecht. 

  Bei einem im Handelsregister eingetragenen Unternehmen muss bei Verlegung des Sitzes auch der Name des Unternehmens (Firma) auf Zulässigkeit am neuen Ort geprüft werden. Stellen Sie gerne eine kostenfreie Firmenvoranfrage unter www.wuerzburg.ihk.de/firmenrecht (blauer Kasten). 

• Finanzamt informieren: Bei einem Umzug ist es notwendig, sowohl das bisher zuständige als auch das neue Finanzamt über die neue Betriebsanschrift zu informieren. Das bisherige Finanzamt übermittelt die Steuerakten an das neue Amt, was eine Änderung der Steuernummer zur Folge hat. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer bleibt dabei unverändert.

• IHK informieren: Es wird empfohlen, Änderungen der Geschäftsanschrift direkt an die IHK zu melden, obwohl die Gewerbeämter diese in der Regel selbst informieren. 

• EORI-Nummer Stammdatenänderung mitteilen: Adressänderungen müssen der Generalzolldirektion-Dienstort Dresden-Stammdatenmanagement (GZD - DO Dresden-Stammdatenmanagement) mitgeteilt werden, entweder online über den Internetbeteiligtenantrag oder mittels des Formulars 0870. Dem Antrag sind aktuelle Dokumente wie ein Handelsregisterauszug oder die Gewerbeanmeldung beizufügen.

• Geschäftspapiere anpassen: Bei einer Änderung der Geschäftsanschrift oder einer Verlegung des Sitzes müssen die Angaben auf Geschäftsbriefen entsprechend aktualisiert werden. Auch wenn die genaue Geschäftsanschrift keine gesetzliche Pflichtangabe ist, muss sie dennoch angepasst werden, falls sie auf dem Geschäftspapier vermerkt ist. Zusätzlich sind bei einem Wechsel in einen anderen Handelsregisterbezirk der neue Ort des Sitzes, das zuständige Registergericht und die neue Handelsregisternummer zu ergänzen.

• Impressum auf der Homepage anpassen: Gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 1 Telemediengesetz ist das Impressum hinsichtlich der geänderten Anschrift zu aktualisieren. Weitere Informationen zur Impressumpflicht finden Sie unter: www.wuerzburg.ihk.de/ihk-websiteschek

• Firmenfahrzeug ummelden: Gemäß § 13 Absatz 1 Nummer 1 der Fahrzeugzulassungs-Verordnung müssen Anschriftsänderungen von Fahrzeughaltern umgehend der Zulassungsbehörde gemeldet werden, einschließlich bei Fahrzeugen, die auf Unternehmen zugelassen sind. Die Ummeldung erfolgt bei einem Umzug in einen neuen Zulassungsbezirk bei der dortigen Behörde oder ansonsten bei der örtlichen Zulassungsstelle. 

• Rundfunkbeitragsservice benachrichtigen: Auch beim Beitragsservice der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten muss die neue Betriebsstätte oder die Aufgabe einer alten Betriebsstätte unverzüglich angezeigt werden (§§ 6 folgend Rundfunkbeitragsstaatsvertrag). Weitere Informationen finden Sie hier https://www.rundfunkbeitrag.de/e175/e4794/Rundfunkbeitragsstaatsvertrag.pdf

Geschäftspartner und Finanzdienstleister

• Berufsgenossenschaften informieren: Als zuständige Einrichtung für die gesetzliche Unfallversicherung von Unternehmen und deren Angestellten muss die jeweilige Berufsgenossenschaft über einen Firmenumzug informiert und die neue Adresse mitgeteilt bekommen.

• Steuerberater und Rechtsanwalt informieren: Auch dem Steuerberater und Anwalt sollte die neue Geschäftsanschrift mitgeteilt werden.

• Banken und Versicherungen informieren: Es ist wichtig, Hausbank und Versicherungen rechtzeitig über den Umzug sowie die neue Geschäftsanschrift in Kenntnis zu setzen.

• Agentur für Arbeit: Nach § 5 Absatz 5 der Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung müssen Arbeitgeber sämtliche Änderungen der Betriebsdaten an den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit melden. Zusätzlich ist es erforderlich, die Bundesagentur für Arbeit bei einem Umzug zu informieren, sofern eine entsprechende Zusammenarbeit vorliegt, wie beispielsweise bei Arbeitsvermittlungen oder der Gewährung von Kurzarbeitergeld.

• Sozialversicherungen: Den Krankenkassen als Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge ist die neue Betriebsanschrift ebenfalls mitzuteilen.