Entsendung eines Mitarbeiters

Wann liegt eine Entsendung vor?

Eine Entsendung liegt vor, wenn ein inländischer Arbeitnehmer, der in einem Mitgliedsstaat angestellt ist, auf Weisung seines Arbeitgebers vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat zur Erbringen einer Arbeitsleistung/Dienstleistung entsendet wird.

Abgrenzung zur Niederlassung oder Betriebsstätte vor Ort

Für Unternehmer ist von Bedeutung, ob es sich bei der Auftragsausführung noch um eine "grenzüberschreitende Erbringung" oder schon um eine "Niederlassung oder Betriebsstätte" vor Ort handelt. Im Doppelbesteuerungsabkommen definiert Artikel 5 den Begriff der Betriebsstätte bei Bauausführungen und Montagen.

Bitte beachten Sie, dass der Begriff "Entsendung“ kein klar definierter Rechtsbegriff ist. In einigen Ländern umfasst dieser Begriff auch Geschäftsreisen, zum Beispiel zur Teilnahme an einem Meeting. Informationen dazu finden Sie im Dienstleistungskompass.

Interne arbeitsrechtliche Prüfung

Schon im internen Bereich ist zu prüfen, ob diese Entsendung nach deutschem Arbeitsrecht rechtmäßig ist.

Da der Arbeitgeber die Entsendung nicht einseitig aufgrund seines Direktionsrechts anordnen kann, ist grundsätzlich eine einvernehmliche Änderung des Arbeitsvertrages erforderlich. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht dann, wenn im Arbeitsvertrag die Entsendemöglichkeit bereits ausdrücklich vorgesehen ist oder bei sehr kurzen Entsendungen (Dienstreisecharakter).

Seit dem 1. August 2022 ist eine neue Informationspflicht bei Entsendungen zu beachten. Mit Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen wurde das deutsche Nachweisgesetz geändert und kann auch Entsendungen betreffen: Entsenden Arbeitgeber ihre Mitarbeiter länger als vier aufeinanderfolgende Wochen in einen anderen Mitgliedstaat, müssen sie ihnen gewisse Informationen vor deren Abreise schriftlich zur Verfügung stellen. In den Entsendeverträgen müssen die besonderen Modalitäten des Auslandseinsatzes unter Beachtung des Arbeitsrechts im Gastland enthalten sein, wie etwa:

• das Land oder die Länder des Einsatzes und dessen geplante Dauer
• die Aufgaben des Arbeitnehmers und wem er unterstellt ist
• der Arbeitsalltag im Ausland sollte klar beschrieben sein
• Höhe des Entgelts des Arbeitnehmers im Ausland
• die Währung, in der die Entlohnung erfolgt
• gegebenenfalls: vereinbarte Entsendezulagen 
• welche auslandsbezogenen Mehrkosten anfallen können
• gegebenenfalls: vereinbarte Erstattung von Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten
• möglicher Risikozuschlag in Ländern mit geringeren Sicherheitsstandards oder besonderen klimatischen Bedingungen
• Arbeitszeit und Urlaub usw.
• vorgesehene Rückkehr und gegenebenfalls deren Bedingungen.

Quelle: Bayern Handwerk International

Geltung des ausländischen Rechts

Innerhalb Europas ist ein Teil der Bestimmungen in der sogenannten Entsenderichtlinie geregelt, die in Artikel 3 klar definierte Schutzbestimmungen enthält. Diese muss der Dienstleistungserbringer - unabhängig von der Dauer der Entsendung des Arbeitnehmers - einhalten. Dazu zählen nicht nur Höchstarbeitszeiten und Mindestlohnsätze, sondern auch Bestimmungen über den Gesundheitsschutz und die Sicherheit am Arbeitsplatz.

Es ist stets zu prüfen, welches Recht anzuwenden ist. Generell gilt das Arbeitsortprinzip. Zwingende öffentlich-rechtliche oder arbeitsrechtliche Normen des örtlichen Leistungsortes sind zu beachten. Wobei zu betonen ist, dass auch innerhalb der EU die Vorrausetzungen von Land zu Land unterschiedlich sein können.

Bei Entsendungen wird die Sicherheit und der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz von den örtlichen Bestimmungen im Aufnahmestaat festgelegt. Ebenso können im Bereich der technischen Normen Sonderregelungen bestehen.

Vor Ort üben in der Regel die nationalen Behörden eine Überwachungs- und Kontrollfunktion in Bezug auf die entsandten Arbeitnehmer aus. Sie überprüfen beispielsweise, ob die geltenden Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden und gehen gegen Schwarzarbeit vor. Um Ärger und Sanktionen während des Auslandseinsatzes zu vermeiden, ist es deshalb ratsam, sich vorab genau über die aktuellen Arbeitsschutzbestimmungen zu informieren.

Anzeige- und Meldepflichten

Weiterhin ist zu beachten, dass gewisse Fristen für den Aufenthalt bestehen und abhängig von diesen eine Anzeige- oder Meldepflicht vor Ort bestehen kann. Daneben kann auch der Nachweis spezieller Versicherungen, wie zum Beispiel einer Berufshaftpflicht oder die Meldung der Arbeitsaufnahme an eine Pflichtversicherung im entsendeten Land erforderlich sein.

Steuerliche Besonderheiten

Arbeitnehmerseite

Für eine Besteuerung im Inland ist maßgeblich, dass der Entsendete weiterhin seinen Wohnsitz im Inland beibehält. Zwischen den meisten Staaten bestehen Doppel­besteuerungs­abkommen. Für den Arbeitnehmer ist die 183-Tage-Regelung entscheidend. Sie besagt, dass die Einkommensteuer nur dann in dem Land zu entrichten ist, in das der Arbeitnehmer entsandt wurde, wenn die Entsendung 183 Tage überschreitet.

Unternehmerseite

Auf Unternehmerseite sind die Regelungen zu Steuern und Abgaben beim grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehr zu beachten. Der Unternehmer muss bei seiner Rechnungsstellung für die Dienstleistung im Ausland genau prüfen, ob und in wieweit eine (eventuell auch ausländische) Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden muss.

Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten

Der sozialversicherungsrechtliche Schutz der Arbeitnehmer ist enorm wichtig. Damit für die Dauer der Entsendung nur die deutschen Bestimmungen zur Anwendung kommen, darf die voraussichtliche Dauer der Beschäftigung im EU-Land 24 Monate nicht überschreiten. Zweitens muss die arbeitsvertragliche Bindung zwischen entsendetem Arbeitnehmer und Arbeitgeber während der Dauer der Entsendung fortbestehen, und drittens darf keine Person abgelöst werden, die zuvor in das EU-Land entsandt wurde.

Als Nachweis gegenüber in- und ausländischen Stellen, dass ausschließlich die deutschen Rechtsvorschriften gelten, dient die Bescheinigung A1.

Befähigungsnachweis und Besonderheiten für bestimmte Berufsgruppen

Besonderheiten kann es für spezielle Berufsgruppen geben. Insbesondere im Bereich der reglementierten Berufe besteht oft eine Nachweispflicht über die beruflichen Qualifikationen des Dienstleistungserbringers. Ob diese Pflicht im Zielland besteht und wie die Nachweise genau aussehen müssen, sollte vor dem Auslandseinsatz unbedingt geklärt werden.

Insbesondere ist die Erfordernis eines Befähigungsnachweises für die berufliche Tätigkeit (EU-Bescheinigung) zu prüfen. Ein Unternehmen, das in einem anderen EU-Mitgliedsstaat Dienstleistungen erbringen oder sich dort niederlassen möchte, ist je nach Land und Tätigkeit verpflichtet, seine unternehmerischen bzw. beruflichen Qualifikationen nachzuweisen. Die EU-Bescheinigung wird für die Branchen Industrie, Dienstleistung und Handel von der zuständigen Industrie- und Handelskammer ausgestellt.