Das gewerbliche Bezeichnungsrecht ist von starken Interessengegensätzen geprägt: Der Inhaber möchte eine möglichst werbewirksame und zugkräftige Bezeichnung führen, der Geschäftsverkehr dagegen hat Interesse an Individualisierung, Einblick in geschäftliche Verhältnisse und Schutz vor Irreführung.
Moderne Rechtsformen mit den jeweils zulässigen Sachfirmierungen begünstigen den Hang zu anonymen Bezeichnungen - zu Lasten des Informationsbedürfnisses des Geschäftsverkehrs. Während das Kennzeichnungsrecht der Kaufleute längst geregelt war - dem Kaufmann ist die Führung seines Namens (Firma) im Handelsregister zur Pflicht gemacht -, fehlte lange Zeit für den weitaus größeren Teil der Gewerbetreibenden eine ausdrückliche gesetzliche Regelung der Namensführung im Gewerbebetrieb. Eine solche wurde erst im Jahre 1960 in die Gewerbeordnung eingefügt.Durch das Dritte Mittelstandsentlastungsgesetz wurde Ende März 2009 § 15 b GewO aufgehoben. Dadurch gibt es zurzeit keine zentrale, gewerberechtliche Vorschrift für die Pflichtangaben von Kleingewerbetreibenden mehr.
Schließlich führte der deutsche Gesetzgeber im Rahmen der europarechtlichen Harmonisierung Angabepflichten auf Geschäftsbriefen bei bestimmten Rechtsformgestaltungen ein, die Kenntnis von der verantwortlichen Geschäftsleitung verschaffen, den Zugang zu Informationen aus dem Handelsregister erleichtern und vor irreführenden Angaben über die Kapitalverhältnisse schützen sollen.
Im Folgenden werden die geltenden Deklarationspflichten im schriftlichen, rechtsgeschäftlichen Verkehr (Geschäftsbriefe) für die in Deutschland gebräuchlichen Rechtsformen dargestellt. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass in der Werbung abweichende und für bestimmte Betriebsformen zusätzliche Regeln (Ladentüre) gelten.
Zu den "Geschäftsbriefen" zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es dabei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern zum Beispiel auch:
Unabhängig davon, dass die Angabe des Namens in Geschäftsbriefen geradezu eine Selbstverständlichkeit ist, schreiben spezielle gesetzliche Bestimmungen konkrete Pflichtangaben vor. So müssen nach den steuerrechtlichen Regelungen auf Rechnungen u.a. Name und ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Außerdem kann sich eine Pflicht zur Angabe der o.g. Informationen auch aus dem Wettbewerbsrecht sowie aus § 2 Dienstleistungs-Informations-Pflichten-Verordnung (DL-InfoV) ergeben.
Auf allen Geschäftsbriefen des nicht eingetragenen Gewerbetreibenden sollte der Familienname des Unternehmers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie eine ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Familienname und Vorname sollte in der gleichen Schreibweise wie im Personalausweis
angegeben werden.
Zusätzlich zu diesen Angaben kann eine Geschäftsbezeichnung hinzugefügt werden. Die Unternehmensbezeichnung und die verwendeten Zusätze (z.B.: Logo) dürfen allerdings nicht den irreführenden Eindruck erwecken, das Unternehmen sei im Handelsregister eingetragen. Firmenrechtliche Zusätze, wie „e.K.“, „& Co.“ etc. sind daher unzulässig.
Auf allen Geschäftsbriefen der Gesellschaft bürgerlichen Rechts sollten die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie eine ladungsfähige Geschäftsanschrift mitgeteilt werden. Der Zusatz „Gesellschaft des bürgerlichen Rechts“ oder „GbR“ ist nicht vorgeschrieben, jedoch empfehlenswert. Zusätzlich zu diesen Angaben kann eine Geschäftsbezeichnung hinzugefügt werden.
Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe gesetzliche Vorschriften beachten. Die gesetzlichen Pflichtangaben sollen es den Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon beim Beginn einer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren.
Gem. § 37 a HGB müssen auf allen Geschäftsbriefen der Einzelkaufleute
angegeben werden.
Die Geschäftsbriefe der Offenen Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG) müssen gemäß §§ 125 a und 177 a des Handelsgesetzbuches (HGB) folgende Angaben enthalten:
Gemäß § 35a GmbH-Gesetz müssen die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form folgende Angaben machen:
Hat die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet und hat dieser seinerseits einen Vorsitzenden, so ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen. Soweit die Gesellschaft einen Beirat oder Verwaltungsrat gebildet hat, der die Aufgaben eines Aufsichtsrats wahrnimmt (dabei kommt es nicht auf die Bezeichnung des Organs an), sind auch in diesem Fall der Zuname sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Beiratsvorsitzenden bzw. Verwaltungsratsvorsitzenden anzugeben.
Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, d. h. noch nicht eingezahlten, Einlagen bezeichnet werden.
Gemäß § 71 Abs. 5 GmbH-Gesetz müssen für den Fall, dass sich die GmbH in Liquidation befindet, die vorgenannten Informationen entsprechend angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben; hinzukommt, dass auf die Tatsache hingewiesen werden muss, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z. B. XYZ GmbH i.L.).
Gemäß § 80 Aktiengesetz müssen Aktiengesellschaften auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen (auch auf Bestellscheinen) gleichviel welcher Form folgende Angaben machen:
Angaben zum Gesellschaftskapital sind nicht vorgeschrieben, aber zulässig. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Für den Fall, dass sich die Aktiengesellschaft in Liquidation befindet, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind alle Abwickler mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben. Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (ABC AG i. L.).
Gemäß §§ 125a und 177a des Handelsgesetzbuches (HGB) müssen Gesellschaften, bei denen - mit Ausnahme der Kommanditisten - kein Gesellschafter eine natürliche Person ist (insbesondere handelt es sich hier um GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG), auf allen Geschäftsbriefen (z. B. auch Bestellscheinen) gleichviel welcher Form folgende Angaben machen:
Ferner müssen auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft zusätzlich für die persönlich haftenden Gesellschafter (GmbH oder AG) die Angaben gemacht werden, zu denen diese Gesellschaften gemäß § 35 a GmbHG oder § 80 AktG ihrerseits verpflichtet sind, also:
Selbstständige Zweigniederlassungen sind vom Hauptgeschäft räumlich getrennte Betriebsstätten, die als zusätzlicher, auf Dauer gedachter Mittelpunkt des Unternehmens geschaffen und in das Handelsregister eingetragen werden. Sie nehmen trotz interner Abhängigkeit von der Hauptniederlassung selbstständig am Geschäftsverkehr teil. Auf Geschäftsbriefen muss die Zweigniederlassung ihre vollständige Firma angeben. Diese kann mit der Firma der Hauptniederlassung übereinstimmen oder aber von ihr abweichen, wobei dann ein Hinweis auf die Zweigniederlassung aufgenommen werden sollte (Bsp.: ABC GmbH Zweigniederlassung Frankfurt; XY Dienstleistungen Zweigniederlassung der ABC GmbH). Weiter ist das Register anzugeben, in dem die Zweigniederlassung eingetragen ist. Daneben sind die weiteren für die jeweilige Rechtsform vorgeschriebenen Pflichtangaben des Hauptsitzes anzugeben. Die zusätzliche Angabe der Hauptniederlassung ist wünschenswert, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben. Inländische Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen müssen bei dem vom Inland ausgehenden Schriftverkehr auf Geschäftsbriefen bestimmte Mindestangaben machen:
Auf den Geschäftspapieren von ausländischen juristischen Personen außerhalb der EG oder EWR sind folgende Angaben zu machen: Firmennamen, Ort und Staat des satzungsmäßigen Sitz der Gesellschaft, gesetzliche Vertreter (Familienname mit mindestens einem Vornamen).
Hierbei handelt es sich um Niederlassungen oder Filialen eines Unternehmens, die als räumlich getrennte Geschäftslokale eingerichtet werden, aber von der Hauptniederlassung abhängig sind.
Sie bilden daher mit der Hauptniederlassung einen einheitlichen Geschäftsbetrieb und können demnach keine, von der Hauptniederlassung abweichende Firma führen. Auf den Geschäftsbriefen der Zweigstelle müssen daher die Angaben zum Hauptsitz (Firma, Registergericht und Handelsregisternummer) gemacht werden. Zusätzlich kann die Bezeichnung "Zweigstelle Lohr" geführt werden. Bei einem nicht im deutschen Handelsregister eingetragenen Hauptsitz sind die Registerangaben für die ausländische Gesellschaft anzugeben.
Zur Einhaltung der Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen kann das Registergericht durch Zwangsgeld anhalten; das einzelne Zwangsgeld darf zwar einen Betrag von 5.000 EUR nicht übersteigen, kann aber mehrfach festgesetzt werden, wenn den Pflichtangaben nicht nachgekommen wird.
Die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen sollen den Geschäftspartnern einige wichtige Informationen vermitteln und ihnen die Einholung registergerichtlicher Informationen ermöglichen. Daher stellen sie eine Marktverhaltensregelung im Interesse der Marktteilnehmer dar. Hinsichtlich der Frage, ob die fehlenden Angaben auch einen Wettbewerbsverstoß im Sinne des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellen, kommt es auf eine Prüfung im Einzelfall an.
Allerdings ist ein Verstoß regelmäßig nicht geeignet, die Interessen der Mitbewerber, Verbraucher oder sonstigen Marktteilnehmer spürbar zu beeinträchtigen. Verstöße gegen die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen können allerdings im Einzelfall den Tatbestand der Irreführung (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5 a Abs. 3 Nr. 2 UWG) erfüllen und ggf. bürgerlich-rechtliche Schadensersatzansprüche auslösen.
Daher wird die Einhaltung der Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen empfohlen, um einer Abmahnung durch Mitbewerber keine Angriffsfläche zu bieten und sich vor einem drohenden Zwangsgeld zu schützen.
In der grafischen Darstellung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es nicht. In der Regel werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste und die Firma im Briefkopf platziert. Es können selbstverständlich auch zusätzliche Angaben gemacht werden. Es ist empfehlenswert, neben der genauen Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern (ggf. E-Mail-Anschrift und Internetanschrift) auch Bankverbindungen (mit Bankleitzahl) sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.
Bitte beachten Sie, dass für den Vorsteuerabzug erforderlich ist, dass auf allen Rechnungen die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben wird.
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