Lohnsteuerliche Kenntnisse sind für Arbeitgeber elementar wichtig. Fehler in diesem Bereich können für diesen, wie auch für dessen Arbeitnehmer, unangenehme Folgen haben. Die IHK steht ihren Mitgliedern daher für eine Erstinformation jederzeit zur Verfügung.
Im bayerischen Arbeitskreis Lohnsteuer werden zudem aktuelle gesetzespolitische Vorhaben mit der zuständigen Finanzverwaltung diskutiert und Praxisprobleme aufgezeigt.
Zum 01.01.2014 wurde das steuerliche Reisekostenrecht reformiert. Seitdem beinhaltet das Gesetz eine Definition der "ersten Tätigkeitsstätte" (zuvor: regelmäßige Arbeitsstätte). Fahrten zwischen dieser und der Wohnung werden mit der Entfernungspauschale abgegolten, alle weiteren Fahrten zu anderen Tätigkeitsorten können mit 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer als Reisekosten erstattet werden.
Maßgeblich für die Bestimmung ist die Zuordnung durch den Arbeitgeber. Dieser kann auch bestimmen, dass ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte besitzt. Nur wenn keine arbeitgeberseitige Zuordnung vorliegt, kommen quantitative Elemente für die Bestimmung per Gesetz in Betracht. Soweit keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, entfällt auch die Versteuerung des Dienstwagens nach der 0,03 Prozent-Regelung. Befristete Zuordnungen gelten bis zu einer Dauer von max. 48 Monaten als Auswärtstätigkeiten.
Ab einer Abwesenheitsdauer von acht Stunden von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte können 14 Euro steuerfrei gezahlt werden. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten können für den An- und Abreisetag jeweils 14 Euro und für eine Abwesenheit von 24 Stunden jeweils 28 Euro steuerfrei gezahlt werden.
Zum 01.01.2020 wurde zudem ein weiterer Pauschbetrag eingeführt. Angestellte und selbständige Berufskraftfahrer können pro Kalendertag neben den oben genannten Pauschbeträgen weiterhin noch 9 Euro (vor Veranlagungszeitraum 2024: 8 Euro) zusätzlich steuerfrei erhalten. Damit sollen die Mehraufwendungen für die Versorgung auf Rastplätzen abgegolten werden, ohne dass es eines Nachweises bedarf. Der Nachweis höherer tatsächlicher Aufwendungen bleibt dennoch möglich.
Einzelproblematiken ergeben sich im Zusammenhang mit einer Mahlzeitengestellung, die arbeitgeberveranlasst ist, sei es in Hotels, auf Tagungen oder während einer Flugreise. Unter gewissen Voraussetzungen ist eine Verpflegungspauschale dann nur noch gekürzt (um 20 Prozent bei Frühstück und um 40 Prozent bei Mittag- und Abendessen) zu erstatten. Die Kürzung erfolgt, wenn die zur Verfügung gestellte Verpflegung nach dem Umfang eine Mahlzeit ersetzt und zu der für die Mahlzeit üblichen Tageszeit angeboten wird. Die Entscheidung darüber, ob das der Fall ist, trifft der Arbeitgeber im Einzelfall.
Am 21. November 2023 hat das Bundesfinanzministerium das Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2024 veröffentlicht. Für alle Unternehmen, deren Mitarbeiter Dienstreisen ins Ausland unternehmen, oder die eine doppelte Haushaltsführung im Ausland geltend machen, gelten ab 01.01.2024 die dort aufgeführten Werte.
Die Pauschbeträge für betrieblich und beruflich veranlasste Auslandsreisen ab dem 1. Januar 2024 können Sie hier nachlesen.
Unterkunftskosten sind im Rahmen der Auswärtstätigkeit bei einer Dauer bis zu 48 Monaten unbeschränkt steuerfrei erstattungsfähig. Nach Ablauf von 48 Monaten tritt eine Deckelung auf 1000 Euro monatlich ein. Im Rahmen der doppelten Haushaltsführung können max. 1000 Euro monatlich steuerfrei als Unterkunftskosten gezahlt werden. Dies entspricht bei einer Wohnungsgröße von 60 m² (bisher anerkannt) ca. 16,70 Euro pro Quadratmeter.
Die Grundlagen zum Reisekostenrecht finden Sie in unserem Merkblatt mit Beispielen zusammengefasst.
Zum Merkblatt
Die Weihnachtsfeier auszurichten oder einen Theaterbesuch für die Mitarbeiter zu organisieren ist oftmals selbstverständlich und dem Betriebsklima zuträglich. Werden dabei jedoch die lohnsteuerlichen Auswirkungen der Ausgaben für solche Veranstaltungen außer Acht gelassen, schlägt dieser positive Effekt schnell ins Gegenteil um.
Betriebsveranstaltung ist nach § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG eine Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, wie zum Beispiel die Weihnachtsfeier, der Betriebsausflug oder die Jubiläumsfeier.
Damit von einer Betriebsveranstaltung ausgegangen werden kann, muss der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen sowie ggf. Arbeitnehmer von Unternehmen im Konzernverbund bestehen. Die Betriebsveranstaltung muss grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offen stehen.
Auch in Hinblick auf die Sozialversicherung können Veranstaltungen, die einzelne organisatorisch abgrenzbare Betriebsteile und Abteilungen für sich durchführen, von welchen der Arbeitgeber weiß und an der die jeweiligen Abteilungsleiter teilnehmen, nach einschlägiger Rechtsprechung des Bundessozialgerichts (BSG, Urt. v. 05.07.2016, B2 U 19/14 R) Betriebsveranstaltungen darstellen. Die Teilnahme muss dann allen Abteilungsmitgliedern offen stehen.
Arbeitnehmer müssen vom Grundsatz her geldwerte Vorteile, die sie von ihrem Arbeitgeber empfangen, als Arbeitslohn versteuern.
Im Bereich der Betriebsveranstaltungen macht der Gesetzgeber jedoch eine Ausnahme. Soweit ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung die allen Angehörigen eines Betriebs oder Betriebsteils offensteht Zuwendungen erhält, muss er diese bis zu einem Freibetrag von 110 Euro nicht als Einkommen versteuern. Dies gilt nach § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 3 u. 4 EStG für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr und bedeutet, dass ein zugewendeter Vorteil von 110 Euro stets steuerfrei bleibt und nur der darüber hinausgehende Betrag vom Arbeitnehmer versteuert werden muss. (Diese Regelung gilt seit dem 01.01.2015. Zuvor wurde eine sog. Freigrenze gewährt, was zur Folge hatte, dass bei Überschreitung des Betrages, die gesamte Zuwendung zu versteuern war.)
Die Höhe der Zuwendung an den einzelnen Arbeitnehmer errechnet sich aus der Summe der Aufwendungen (einschließlich USt) für die Betriebsveranstaltung - dividiert durch die Anzahl der anwesenden Teilnehmer. Die auf eine Begleitperson entfallenden Aufwendungen sind dabei der Zuwendung an den Arbeitnehmer, der sie mitgebracht hat, hinzuzurechnen.
Aufwendungen in diesem Sinne sind alle anfallenden Kosten, sofern sie nicht ohnehin anfallende Gemeinkosten (Zurverfügungstellung eigener Räume, Buchhaltungskosten) des Betriebs sind. Typische Kosten sind beispielsweise: Bewirtungskosten, Saalmieten, Eintrittskarten, Bandgagen, vom Arbeitgeber übernommene Beförderungskosten.
Soweit die Zuwendung den Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung übersteigt, oder die Freibeträge des Arbeitnehmers bereits durch zwei andere Betriebsveranstaltungen ausgefüllt werden, handelt es sich bei den Zuwendungen um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Dieser kann vom Arbeitgeber anstelle der Regelbesteuerung mit 25 Prozent pauschal besteuert werden oder aber individuell beim jeweiligen Arbeitnehmer nach den für ihn geltenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen versteuert werden.
Arbeitsentgelt, das kein Entgelt in Form von Geld darstellt, zählt zu den Sachbezügen ("Naturallohn"). Dazu gehört nicht nur der Bezug von Waren, sondern meistens die Gewährung von Wohnung und Verpflegung. Sowohl steuerrechtlich als auch sozialversicherungsrechtlich sind die genannten Werte für die gewährten Sachbezüge zu versteuern bzw. der sozialversicherungsrechtlichen Beitragsberechnung zu unterwerfen.
Die 14. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) vom 27. November 2023 legt die Sachbezugswerte für Mahlzeiten an Arbeitnehmer ab dem Kalenderjahr 2024 fest. Für ein Frühstück sind im Jahr 2024 nunmehr 2,17 Euro und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 4,13 Euro anzusetzen. Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten mit dem Wert von 10,43 Euro anzusetzen.
Voraussichtliche Sachbezüge für 2025 liegen nach dem Referentenentwurf der 15. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung bei: 2,30 Euro für ein Frühstück und 4,40 Euro für ein Mittag- bzw. Abendessen.
Die Sachbezugswerte gelten für Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer abgegeben werden (z. B. in einer Kantine).
Der Sachbezugswert gilt gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden, wenn der Preis der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt.
Um Nachteile auszugleichen, die der Arbeitnehmer dadurch erfährt, dass er zeitweise ins Ausland entsandt wird und dort höhere Lebenshaltungskosten tragen muss, können Arbeitgeber solchen Mitarbeitern - neben dem regulären Arbeitslohn - einen so genannten Kaufkraftausgleich bezahlen. Unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 64 Satz 3 EStG bleibt dieser Zuschlag beim Arbeitnehmer steuerfrei. Die Höhen der Kaufkraftzuschläge für die einzelnen Länder werden vierteljährlich als BMF-Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht.
Eine aktuelle Übersicht finden Sie auf der Homepage des BMF unter dem Suchbegriff Kaufkraftzuschläge.
Zum 01.01.2013 hat die ELStAM-Datenbank die Funktion einer papierloses Lohnsteuerkarte übernommen. Für den Umstieg in das digitale Verfahren gewährte die Finanzverwaltung eine Kulanzfrist bis zum 31.12.2013. Spätestens zur Dezember-Abrechnung 2013 musste erstmals der Datenabruf erfolgen.
Der Arbeitgeber benötigt die entsprechenden Informationen, wie z. B. Steuerklasse und Freibeträge, um die Lohnsteuer berechnen und abführen zu können. Sie können dort vom Arbeitgeber – nach einer Berechtigungsprüfung – in einem elektronischen Verfahren abgerufen und in das Lohnkonto übernommen werden. Für den Abruf benötigt der Arbeitgeber die Steuer-Identifikationsnummer des Arbeitnehmers sowie dessen Geburtsdatum.
Regelmäßig werden alle für einen Abruf erforderlichen technischen Voraussetzungen bereits in der Lohnbuchhaltungssoftware enthalten sein. Ändern sich diese Daten (z. B. bei einem Steuerklassenwechsel), wird dies durch eine Änderungsliste angezeigt. Diese wird dem Arbeitgeber am Anfang jedes Monats elektronisch zum Abruf bereitgestellt.
Zu Beginn einer neuen Beschäftigung soll der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber folgende Informationen mitteilen:
Der Arbeitgeber kann mithilfe dieser Angaben seine Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden. Vom BZSt erhält der Arbeitgeber daraufhin elektronisch eine sog. Anmeldebestätigungsliste mit den aktuellen ELStAM der von ihm angemeldeten Arbeitnehmer. Mit den abgerufenen ELStAM kann dieser anschließend den individuellen Lohnsteuerabzug für seine Arbeitnehmer vornehmen.
Kann der Arbeitgeber die ELStAM nicht abrufen (z. B. aufgrund einer vom Arbeitnehmer beantragten Sperrung), ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern. Bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank abzumelden.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können sich im ElsterOnline-Portal über die für sie aktuell gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale informieren. Voraussetzung ist die vorherige Registrierung mit der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr).
Der Abzug der Kirchensteuer auf Kapitalerträge erfolgt seit dem 01.01.2015 in einem automatischen Verfahren, um eine gleichmäßige Erhebung zu garantieren (KiStAM). Das Verfahren birgt jedoch für die Unternehmen anfänglich einen recht hohen Bürokratieaufwand, der sich selbst im Idealfall über mehrere Monate hin zieht.
Die Registrierung und Zertifizierung der Unternehmen mittels Elster-Zertifikat ist Grundvoraussetzung für das zum 01.01.2015 in Kraft getretene Kirchensteuerabzugsverfahren. Erst nach Erhalt des Elster-Zertifikats kann die Zulassung zum Verfahren - ebenfalls in mehreren Schritten - beantragt werden. Auch hierfür muss der Unternehmer selbst tätig werden: eine Vertretung durch einen Steuerberater ist im Verfahrensablauf aus datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten nicht vorgesehen. Lediglich die weiteren regelmäßigen Aufgaben, wie Regelabfrage, können an Externe weitergegeben werden.
Auf Initiative der bayerischen IHK-Steuerreferenten wurde 2004 der „Bayerische Arbeitskreis Lohnsteuer“ ins Leben gerufen. Zweimal jährlich tagt eine Gruppe von Lohnsteuerexperten aus Unternehmen aller Landesteile mit Vertretern der IHK-Organisation und diskutiert über bestehende Praxisprobleme, Lösungsmöglichkeiten und beleuchtet aktuelle Gesetzesentwürfe mit dem Ziel eines praxisnahen einfacheren Lohnsteuerrechts.
Der Aufruf der IHK zu diesem Gedankenaustausch unter den Unternehmern sowie auch mit den Ansprechpartnern von IHK und DIHK ist sehr positiv und stößt auf großes Interesse. Rund 30 Unternehmen aus ganz Bayern engagieren sich im Arbeitskreis und bringen ihre lohnsteuerrechtlichen Erfahrungen ein. Die Teilnehmer des Arbeitskreises bilden einen repräsentativen Querschnitt von Unternehmen aus verschiedenen Branchen und von unterschiedlicher Größe. Der Arbeitskreis bietet auch die Möglichkeit, die Finanzverwaltung gezielt auf praktische Probleme bei der Umsetzung von Steuervorschriften in den Unternehmen hinzuweisen und sachgerechtere Lösungen auf den Weg zu bringen.
Der Arbeitskreis trifft sich zweimal jährlich und steht allen interessierten Unternehmensvertretern offen. Gerne dürfen Sie sich diesbezüglich an unsere Ansprechpartner wenden.
Assessorin jur.
Referentin Recht und Steuern
Würzburg
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